Facturatieregels anno 2014: gevolgen BTW.
Opeisbaarheid BTW
Wanneer is de BTW opeisbaar op verkoopfacturen of aftrekbaar op aankoopfacturen?
Van belang is wanneer het belastbare feit zich heeft voorgedaan. Merendeel zal de BTW opeisbaar zijn bij de uitreiking van de factuur. Facturen dienen opgesteld te worden vóór de 15 de dag na de maand dat de levering of dienstverlening plaats had of de betaling gedaan werd.
Hoe zit het met voorschotfacturen?
Het uitreiken van een voorschotfactuur, op zich, maakt in principe de BTW niet verschuldigd. De BTW is wel verschuldigd wanneer de voorschotfactuur betaald wordt, of de levering of dienstverlening plaats heeft.
In 2013 werd bepaald dat de leverancier een “wachtdocument” (betalingsverzoek) diende op te maken zonder melding van BTW. Na ontvangst van de betaling diende dan een correcte factuur uitgereikt te worden.
Vanaf 2014 zal het mogelijk zijn om één voorschotfactuur uit te reiken met de melding “BTW slechts aftrekbaar bij betaling of voltooiing van de prestatie”.
Uitzondering: Intracommunautaire leveringen van goederen.
Bij Intracommunautaire leveringen wordt de BTW verschuldigd (aftrekbaar) enkel op ogenblik van levering, dus betaling van een (voorschot)factuur maakt de BTW niet verschuldigd.
Wat dient op de factuur te staan?
Bij BTW-controles is het verwerpen van niet-conforme facturen merendeel de reden voor het beboeten van de BTW-plichtige. Daarom is het van groot belang dat de verplichte vermeldingen op de factuur worden opgenomen :
1. Datum + opeenvolgende nummer
2. Naam, adres, BTW-nummer van de leverancier
3. Naam, adres, BTW-nummer van de klant
4. Datum belastbaar feit of datum van de ontvangst van de prijs indien verschillende van de factuurdatum.
5. Gedetailleerde omschrijving van de handeling, zodat het juiste BTW-tarief vastgesteld kan worden.
6. Bij verkoop auto’s: merk, model, cilinderinhoud, motorsterkte, chassisnummer, datum eerste inschrijving, mogelijk nummerplaat.
7. Maatstaf van heffing, eenheidsprijs, kortingen
8. Tarief van BTW (%) en het BTW-bedrag in de munt van de lidstaat die het BTW tarief bepaald.
9. Indien verlegging van BTW naar medecontractant (IC-levering, IC-Dienstverlening, medecontractant) de omschrijving : “BTW verlegd”
10. Bij uitzonderlijke situaties verwijzen naar de uitzonderingsregel in de wet (kunstvoorwerpen, reisbureaus ….)
11. Indien voor één handeling meerdere facturen: verwijzing naar de eerdere factuur.
Wat dient specifiek op een creditnota te staan?
Op een creditnota dient specifiek de volgende melding te staan “BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht (KB 4 art 4)”.
Wat dient specifiek op het dubbel van een uitgereikte factuur te staan?
Op het dubbel van een uitgereikte factuur dient specifiek de volgende melding te staan “dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur (aanschrijving 10 van 1974)”.
BTW controle
Bij een BTW-controle dient de BTW-plichtige alle stukken voor te leggen i.v.m. zijn economische activiteit. Deze voorleggingsplicht reikt dus verder dan enkel de facturatie.
Indien de administratie onregelmatigheden ontdekt zal ze de teruggaaf BTW weigeren of de verschuldigde BTW innen. Deze onregelmatigheden kunnen o.a. zijn:
- De facturen of creditnota’s bevatten niet de verplichte vermeldingen;
- De bestemming is niet beroepsmatig;
- Ten onrechte geen BTW afgedragen bij onttrekking van het goed naar de privésfeer;
- Aftrekbeperkingen inzake autokosten, kosten van onthaal, restaurantkosten worden niet nageleefd;
- Geen voldoende bewijs van intracommunautaire levering (bewijs dient geleverd te worden aan de hand van een geheel van gebruikelijke en overeenstemmende stukken zoals contract, leveringsnota, vervoerdocument…… en de verificatie van het BTW-nummer van de afnemer);
- Geen voldoende bewijs van uitvoer (bewijs te leveren conform IC levering aangevuld met uitvoerdocumenten);
- Ten onrechte geen BTW aangerekend bij doorfacturatie van kosten.
Daarnaast heeft de administratie toegang tot een reeks boetes die toegepast mogen worden. Deze boetes hebben merendeel betrekking op de vormvereisten van de factuur en de toepassing van het BTW tarief. Een handgreep hierin (lijst is niet exhaustief):
Boete van 10% (bij eerste overtreding) van het BTW bedrag :
- Ten onrechte toegepaste vrijstelling intracommunautaire levering;
- Ten onrechte afgetrokken BTW;
- De bestemming is niet beroepsmatig;
- Het ontbreken van de verplichte vermelding (cfr supra) bij creditnota’s;
- Geen voldoende bewijs van intracommunautaire levering;
- Geen voldoende bewijs van uitvoer;
- Geen bewijs van overbrenging (bewijs te leveren met vervoerdocument);
- Ten onrechte geen BTW aangerekend bij doorfacturatie van kosten;
- De facturen bevatten niet de verplichte vermeldingen (cfr supra);
- Aftrekbeperkingen inzake autokosten, kosten van onthaal, restaurantkosten worden niet nageleefd.
Boete van 60% van het BTW bedrag:
- Bij overbrengingen van goederen van eigen goederen naar vestigingseenheden in een andere lidstaat dient een overbrengingsdocument opgemaakt te worden. Het ontbreken van dit stuk wordt beboet.
Boete van 100% van het BTW bedrag:
- BTW-nummer van de klant niet vermeld;
- Ten onrechte geen BTW afgedragen bij onttrekking van het goed naar de privé-sfeer.
50 euro per factuur:
- Het niet vermelden van de BTW-nummer van de medecontractant;
- Reden van vrijstelling van BTW niet vermeld;
- Toepassing van de verleggingsregel niet vermeld (BTW verlegd).
Ook inzake het indienen van aangiftes en uitreiken van facturen kan de administratie beboeten. De belangrijkste zijn (uitgebreide lijst vindt u hieronder):
- Niet-indienen van een periodiek BTW-aangifte: 1.000 euro;
- Niet tijdig indienen van een periodieke BTW-aangifte: 100 euro per aangifte en per maand vertraging met een maximum van 1.000 euro;
- Niet vermelden van de passende gestructureerde mededeling bij betaling van de BTW: 50 euro;
- Niet-indienen van de jaarlijkse lijst van BTW-plichtige klanten of intracommunautaire opgave: 3.000 euro;
- Laattijdig uitreiken factuur (eerste overtreding): minimaal 50 euro – maximaal 500 euro;
- Louter toevallige onregelmatigheid bij het invullen van een periodieke BTW-aangifte: 80 euro per aangifte;
- Andere onregelmatigheden bij het invullen van een periodieke BTW-aangifte:500 euro per aangifte.